四川省司法厅关于加强公证档案管理工作的通知
信息来源: 发布日期: 2015-07-21
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川司法办发〔2006〕249号

各市州司法局:

  公证档案是国家档案的重要组成部分,是公证机构证明活动的真实记录,对于维护当事人的合法权益,保障公证效力有着重要的作用。为了进一步加强全省公证档案管理工作,现将有关事宜通知如下:

  一、各级司法行政机关要切实加强对各公证处公证档案管理的检查、监督、指导工作

  各级司法行政机关要把公证档案管理工作作为一项十分重要的工作来抓,要指导、监督公证处加强档案管理制度的建设,建立严格科学的公证档案管理制度,妥善地保管好和有效地利用公证档案,确保公证档案的完整与安全,同时还要定期开展公证档案管理的质量评查工作,对档案管理制度不健全、工作不到位的公证处要加强指导和监督力度,使其尽快规范管理。

  二、各公证处要按照《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》的规定,建立健全严格的公证档案管理制度,强化规范管理

  公证文书的分类立卷、归档保存是公证活动的法定程序和公证机构的法定职责。公证档案必须由公证处集中统一管理,专人负责。每个公证处要建立公证档案的立卷归档制度、保管制度、鉴定制度、借调查阅制度、统计移交制度、保密制度、销毁制度等,要做到档案管理有制度可依、有章可循。每个公证处及每个公证员要在近期对所办公证事项及公证档案管理进行一次全面清理,在公证事项办结或终止后,按照分类立卷的有关规定,将文书材料分类整理、排列成序,装订成公证卷宗并在3个月内将其移交给档案管理人员保管。

  三、进一步完善和规范公证档案的归档管理和使用制度

  公证文书材料归档的正卷分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类,按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷,同一当事人为同一目标而办的数项公证可合并为一卷,跨年度的公证事项放在办结年立卷。对公证事项的讨论意见和有关请示批复等不宜对外公开的材料应装订成公证副卷,与正卷一起保存,一般情况下不得借调和查阅。凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案以及当事人要求保密的公证档案,一般不得借调和查阅,特殊情况必须查阅的,须经当事人同意后由公证处报同级司法行政机关批准。各公证处应严格执行保密制度,建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿,对于人民法院、人民检察院、律师、个人等需要查阅、借阅公证档案的,应严格按照《公证档案管理办法》的规定办理。

  四、公证机构在分离、合并等设置变更时,要严格执行公证档案管理的有关规定

  根据《公证档案管理办法》第三十六条的规定,一个公证处划分为几个公证处的,其公证档案由一个公证处代管或向同级地方档案馆移交;公证处撤销或合并时,没有办理完整的公证事项,可移交给新的公证处继续办理并作为新的档案加以保存。在公证档案移交之前,公证文书材料的收集、整理、保管,并在立卷归档时能够符合相关要求,是承办公证员的职责,若发生公证文书材料的丢失,承办公证员将承担不可推卸的责任,同时也要追究公证处负责人的责任。要严格防止公证档案分散流失,坚决杜绝将公证档案归为己有。

  五、严明责任,坚决纠正公证档案管理意识不强、管理制度不健全、档案管理混乱等现象

  每个公证处和每个公证人员要充分认识到,公证档案关系到当事人的切身利益,也关系到公证处及公证员的利益,公证档案管理的质量也会影响到整个公证事业的健康发展,公证档案一旦造成损坏或灭失,不仅会给公证当事人的利益造成损失,也会对公证机构的信誉造成难以挽回的损失。各公证处要在制度建设、档案管理人员培训、硬件设施等方面下功夫,确保公证档案万无一失。对于公证档案没有集中统一管理,管理制度不完善,或虽有管理制度但落实不够,缺乏有效的保障措施,保管条件差、管理混乱的公证处,要切实采取措施尽快进行整改,不留死角。每个公证处的公证档案管理人员,要认真履行管理职责,严格执行公证档案管理制度。要明确公证档案管理人员、借阅档案审批人员和不及时归档、不及时归还借阅档案公证员的责任。今后凡公证档案出现问题的,各相关责任人员的都应被追究责任。 

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